POC : tester en conditions réelles pour mieux choisir
Le choix et la mise en place d’une solution de gestion de projet n’est pas chose simple. Les outils sont aujourd’hui très nombreux, avec des fonctionnalités plus ou moins avancées. Nous sommes conscients de la difficulté à s’orienter dans une offre pléthorique.
Afin de convaincre nos clients de l’utilité de Tabsters dans leur gestion de projet, nous effectuons des POC (Proof Of Concept). Un POC est, dans les faits, un déploiement de la solution sur un périmètre restreint de données et d’utilisateurs permettant aux potentiels clients d’utiliser l’outil dans leur contexte de travail. Par conséquent, la structure de données et les rapports générés sont directement utilisables par les chefs de projet dans leur travail de tous les jours pendant le POC. Cela leur permet, à la fin de cette période de test, de prendre une décision en toute connaissance de cause.
Le déroulement d’un POC se fait en 3 étapes principales :
LA CREATION DE LA STRUCTURE DE DONNEES (portefeuille de projets, structure organisationnelle) avec l’intégration de données client ;
L’ADAPTATION DE LA SOLUTION AUX BESOINS SPECIFIQUES : nous organisons des ateliers avec les participants afin de mieux comprendre leur façon de gérer les projets, les principaux indicateurs et rapports utilisés pour piloter et les présentations utilisées lors des comités. Cela nous permet ensuite de paramétrer l’outil pour l’adapter au mieux à leur méthodologie ;
LA FORMATION ET L’ACCOMPAGNEMENT DES UTILISATEURS afin de leur permettre de prendre en main l’outil et de les rendre autonomes dans leur gestion de projet assistée par Tabsters.
La mise en place d’un outil de gestion de projet nécessite généralement des ajustements plus ou moins importants à la méthodologie projet des équipes impactées. C’est pour cette raison que nous apportons également, tout au long du processus, nos conseils en matière de gestion de projet, de portefeuille, d’équipe afin que l’organisation et l’outil soient en adéquation.
Nous avons fait le choix de ne pas miser que sur des présentations Powerpoint pour convaincre nos potentiels utilisateurs à utiliser Tabsters. Nous sommes conscients que le choix de l’outil est une décision critique et préférons commencer une collaboration sereine en fournissant un outil qui fonctionne, paramétré sur mesure et par conséquent adapté aux besoins et aux spécificités de nos clients.
Le conseil, l’accompagnement au changement et le suivi des utilisateurs tout au long du POC sont pour nous tout autant importants.
Choisir l'outil le plus adapté à votre besoin est un bon début, mais il ne faut pas négliger le facteur humain. La résistance au changement n’est pas une fatalité. Il suffit d'une bonne communication pour convaincre les différents utilisateurs - les chefs de projets, les contributeurs, les directeurs de programme – de l’utilité de la solution adoptée pour la bonne réussite du projet. Si chaque utilisateur a le sentiment d'avoir été écouté et qu'il trouve un réel bénéfice dans l'utilisation de l'outil, il y aura une adhésion de la part de chaque acteur.