Vos dashboards vous mentent

Le tableau de bord

avec ses KPIs est aujourd’hui au cœur du processus de management de la performance. Loin d’être un simple outil de mesure, il est devenu un véritable outil d’aide à la décision, indispensable pour assurer un pilotage optimal des projets.

Si récupérer de la donnée de qualité n’est parfois pas simple, l’analyser, la synthétiser et la partager peut s’avérer complexe. Des nombreuses entreprises éprouvent des difficultés à valoriser la donnée de façon adéquate : c’est à dire transformer l’information en vecteur d’aide à la décision.

Il est important, de ne plus considérer les données uniquement comme quelque chose à collecter et analyser, mais plutôt comme une composante intégrale d'un processus métier, aidant les organisations à devenir beaucoup plus performantes.

Vos données vous mentent

La mise en place de KPIs efficaces est la première étape pour la construction d’un tableau de bord réellement utile. Cependant, on a tendance à simplifier au maximum ses indicateurs pour offrir une vision la plus synthétique possible au management.

En voulant trop simplifier, on consolide alors des données qui ne sont pas cohérentes entre elles et qui créent un vrai biais d’analyse sur les valeurs et les tendances observées.

Le danger est alors important, car on ne parle pas d’indicateurs pastèques, mais d’indicateur calculé qu’on pense à l’inverse précis et capable de nous amener à de bonnes décisions.

Un second enjeu dans la construction de rapports de pilotage est la qualité et la fraicheur des données. Les banques ont par exemple beaucoup travaillé sur ces problématiques depuis plus de10 ans pour des enjeux de politique des risques et de production de données à destination des régulateurs. Leurs indicateurs, et donc leurs fonds propres, étant pénalisés par la qualité des données. Sur le pilotage de programmes de transformation, de portefeuilles projets ou d’activité on commence à retrouver des problématiques assez similaires en raison d’un volume de données et d’utilisateurs de plus en plus important.

Cette augmentation est notamment liée à la mise en place de nombreux outils de pilotage collaboratifs. Cependant, ces différents outils ou fichiers Excel & Powerpoint ne sont pas connectés entre eux et demandent un vrai travail de consolidation manuel. Ceci induit alors, au-delà du temps perdu, un délai de plusieurs jours voir semaines entre les données présentées et leurs dates de mise à jour et un risque important d’erreurs manuelles dans la consolidation et jointures des données. De plus, certaines données opérationnelles sont mises à jour plusieurs fois par jours, dans des démarches Agile, quand à l’opposé certaines données de pilotage ne sont révisées qu’une fois par mois.

Notre réponse

Notre réponse est centrée sur 3 leviers :

1 . Structurer ses données autour d’axes fonctionnels, organisationnels, budgétaires ou de performance

La structuration des données est un élément essentiel dans la construction générale de votre reporting, afin de disposer de rapports sur chacun de vos axes de pilotage, mais aussi pour s’assurer de populations homogènes dans les calculs de vos indicateurs. Éviter d’additionner des métriques sur des régions, des typologies d’activités ou enjeux différents. Cette structure analytique vous permet de mieux comprendre vos indicateurs, comment ils varient et d’analyser les bonnes décisions à prendre.

2. Éliminer toutes les ruptures dans votre chaine de pilotage

L’élimination des ruptures dans votre chaine de pilotage passe par :

• La mise en place d’APIs vers les autres systèmes de gestion. Des liens vers JIRA, GitHub, par exemple, afin d’avoir un lien entre le pilotage opérationnel (à l’heure près parfois) et le pilotage de programmes, portefeuilles. Des liens vers des outils de time tracking existants pour récupérer les informations de consommé. Éliminer toute double saisie potentielle.

• L’automatisation de vos reportings. On parle souvent de temps gagné (qui est la première métrique observable et de fait intéressante financièrement) mais elle est aussi pour nous un moyen d’éradiquer les erreurs manuelles et de s’assurer d’une meilleure qualité de données. On s’assure que toutes les données sont présentes dans Tabsters car les rapports sont produits à partir de Tabsters. On supprime les informations disséminés dans des fichiers Powerpoint mis à jour une fois par mois et on les réunit toutes dans notre outil de pilotage. Tabsters vous produit automatiquement vos Powerpoints.

3. Accompagner les indicateurs d’un niveau de confiance

• Ne plus présenter un indicateur sans un niveau de confiance, niveau de confiance basé sur la
  qualité des données (leurs cohérences) et sur leur fraicheur.

• Ne pas présenter pour décision par exemple un indicateur calculé avec des données qui n’ont
  pas été mises à jour depuis plus d’un mois.

• Ne pas présenter une feuille de route dont la moitié des lignes présentent des incohérences
  entre les dates, statuts de validation et niveaux de progression.

Nous avons alors mis en place des indicateurs basés sur le contrôle de l’information (contrôles
paramétrables pour coller au maximum à l’environnement client) et sur la fraicheur de données (% données mises à jour dans la semaine, dans le mois ou à plus d’un mois).

Notre objectif : faire de votre tableau de bord un instrument d’aide à la décision pour piloter simplement et efficacement l’ensemble
de vos projets