L’import dans Tabsters

 
 
 

L’import est un outil puissant vous permettant de créer et / ou de modifier vos projets au sein de l’outil Tabsters à partir d’un fichier Excel normalisé pour la nomenclature de l’outil.

En définissant les différentes colonnes que vous souhaitez voir renseignées dans Tabsters, les différents éléments (Portefeuille, Projet, Action…) et la hiérarchie pouvant exister entre eux, vous pourrez ainsi obtenir un projet prêt à l’emploi sur votre environnement Tabsters.

Il existe 3 types d’imports différents dans Tabsters que vous pouvez découvrir ci-dessous :

 

L’import en modification

 
 
 

L’import en modification vous permet de modifier des valeurs de projets déjà présents dans l’outil Tabsters.

Pour assurer la réussite de ce type d’import, vous devez impérativement rajouter dans votre fichier Excel d’import, la colonne “Clé de l’objet / Item ID”.
Cette information est primordiale pour Tabsters car elle va permettre à l’outil de savoir quel est l’élément concerné par la modification que vous effectuez.

 
 
 

Import en modification - Depuis un export

 
 

1. Préparez votre fichier

  • Affichez les colonnes à mettre à jour en cliquant sur l'icône
    Pensez bien à ajouter la clé de l'objet / Item ID
 
  • Exportez via Export View en cliquant sur l'icône
    Un fichier Excel va alors s'ouvrir chez vous
 
  • Mettez à jour votre fichier Excel avec les modifications que vous souhaitez voir apparaître sur Tabsters

    ATTENTION : Pensez bien à supprimer la ligne de l'élément en cours (Celle du portefeuille dans notre cas) sinon votre import ne fonctionnera pas
 
 

2. Lancez l’import

  • Depuis l'outil Tabsters, cliquez sur l'icône "Importer"
    et choisissez votre fichier Excel mis à jour en cliquant sur

    Si vous avez sauvegardé, votre fichier devrait se trouver dans votre répertoire Téléchargements
 

3. Mapping

  • Une fois votre fichier sélectionné, une pop-up de mapping va appraître
    Vérifiez alors la bonne correspondance de vos colonnes avec Tabsters et cliquez sur
 

4. Validation

  • Une fois la validation effectuée, un tableau de pré-validation composé de 4 colonnes informatives et de la pré-visualisation de vos données importées, va apparaître.

    ATTENTION : Si une information Warning ou Erreur s'affiche, alors ne validez pas et corrigez le problème avant de ré-effectuer votre import.
 

5. Résultat final

  • Une fois votre import correctement réalisé, voici le résultat visible par tous les utilisateurs
 

Import en création

 
 
 

L’import en création vous permet de créer vos projets avec vos différentes données dans Tabsters, depuis votre fichier Excel.

Il existe 2 types d’import en création :

  • L’import en création sans hiérarchie

  • L’import en création avec hiérarchie

 
 
 

Import en création - Sans hiérarchie

 

Si vous importez directement du niveau parent où vous souhaitez avoir vos éléments (au niveau portefeuille si vous créez des projets, niveau projet si vous créez des lots…), vous n’avez pas besoin de rajouter de colonnes supplémentaire car Tabsters créera par défaut tout élément ne possédant pas d’information supplémentaire en tant qu’enfant du niveau N où vous effectuez l’import.

En revanche, si vous souhaitez importer plusieurs éléments qui ne sont pas des enfants directs du niveau où vous vous situez (des lots, actions ou tâches depuis le niveau portefeuille par exemple), vous devez alors impérativement renseigner les colonnes “Clé du parent / Parent ID” et “Type d’objet / Item type”.

Sans ces colonnes, votre import en création ne s’effectuera pas correctement.

 
 

1. Préparez votre fichier

  • Depuis votre fichier Excel, listez les éléments que vous souhaitez importer dans Tabsters

    Par exemple : Une liste de projets avec leurs dates de début et de fin
 

2. Lancez l’import

  • Importez votre fichier au lieu souhaité en cliquant sur l'icône , puis cliquez sur le bouton
 

3. Mapping

  • Une pop-up de mapping va alors s'afficher.

    Si le nom des colonnes que vous avez renseigné correspondent à la nomenclature Tabsters, alors un mapping automatique vous sera proposé.
    Dans le cas contraire, la ligne concernée apparaîtra en rouge et vous pouvez manuellement mapper vos colonnes pour les faire correspondre à celles de Tabsters en cliquant sur la petite flèche à côté de son nom.

    • Point d'attention : Si une colonne ne doit pas être importée, choisissez alors la valeur "-NA-" pour cette colonne
 

4. Validation

  • Une fois la validation effectuée, un tableau de pré-validation composé de 4 colonnes informatives et de la pré-visualisation de vos données importées, va apparaître.

    ATTENTION : Si une information Warning ou Erreur s'affiche, alors ne validez pas et corrigez le problème avant de ré-effectuer votre import.
 

5. Résultat final

  • Une fois votre import correctement réalisé, voici le résultat visible par tous les utilisateurs
 

 

Import en création - Avec hiérarchie

 

L’import en création avec hiérarchie vous permet de créer des projets sur plusieurs niveaux (Projet, Lot, Action, Tâche..) dans Tabsters à partir de votre fichier Excel.

Pour ce type d’import, vous devez impérativement renseigner dans votre fichier Excel les colonnes “Clé de l’objet / Item ID”, “Clé du parent / Parent ID” et “Type d’objet / Item type”.

Ces informations vont permettre à Tabsters de reconnaître la hiérarchie que vous voulez implémenter dans Tabsters, ainsi que les différents niveaux d’éléments que vous importez.

Attention cependant à ne pas réutiliser la nomenclature Tabsters pour les colonnes “Clé de l’objet / Item ID” et “Clé du parent / Parent ID” sinon Tabsters comprendra que vous essayez d’importer des modifications pour des éléments déjà existants dans l’application. Vous risquez ainsi d’écraser des données de vos projets par mégarde.

 
 

1. Préparez votre fichier

  • Depuis Excel , créez votre structure dans votre fichier et renseignez les données voulues.

    ATTENTION : Pour chacune des lignes que vous allez créer dans votre fichier, il vous faudra :
               - Une Clé de l'objet fictive (qui n'existe pas dans Tabsters)
               - Une Clé du parent fictive (qui n'existe pas dans Tabsters)
               - Le Type d'objet en fonction du niveau que vous importez (Project, Action, Workpackage, task)

Point d'attention : Le Type d'objet est toujours à renseigner en Anglais
 

2. Lancer l’import

  • Importez votre fichier au lieu souhaité en cliquant sur l'icône , puis cliquez sur le bouton
 

3. Mapping

  • Une pop-up de mapping va alors s'afficher.

    Si le nom des colonnes que vous avez renseigné correspondent à la nomenclature Tabsters, alors un mapping automatique vous sera proposé.
    Dans le cas contraire, la ligne concernée apparaîtra en rouge et vous pouvez manuellement mapper vos colonnes pour les faire correspondre à celles de Tabsters en cliquant sur la petite flèche à côté de son nom.

    • Point d'attention : Si une colonne ne doit pas être importée, choisissez alors la valeur "-NA-" pour cette colonne
 

4. Validation

  • Une fois la validation effectuée, un tableau de pré-validation composé de 4 colonnes informatives et de la pré-visualisation de vos données importées, va apparaître.

    ATTENTION : Si une information Warning ou Erreur s'affiche, alors ne validez pas et corrigez le problème avant de ré-effectuer votre import.
 

5. Résultat final

  • Une fois votre import correctement réalisé, voici le résultat visible par tous les utilisateurs